Voks Zentrale - Dokumenten Management

die Mandanten-Akte im sofortigem Zugriff

VOKS-Zentrale stellt den zentralen Zugriff sowohl auf Informationen als auch auf Bearbeitungsmöglichkeiten zur Verfügung.

Wahlweise archivieren fast alle VOKS-Programme ihre Auswertungen im PDF-Format. In der VOKS-Zentrale erfolgt der Zugriff auf dieses Archivsystem: Hier wird die Mandanten-Akte zur Verfügung gestellt. Das Programm ermöglicht, alle automatisch archivierten Auswertungen einzusehen, ohne die dazugehörige Anwendung öffnen zu müssen. Damit stehen z. B. im Mandantengespräch alle benötigten Informationen zur Verfügung (Honorar-Rechnungen, Steuerberechnungen, Lohnjournale und –abrechnungen, Steuererklärung usw.). Darüber hinaus besteht z. B. Zugriff auf die für diesen Mandanten erbrachten Leistungen (falls VOKS-LEA eingesetzt wird).

Soll eine Bearbeitung erfolgen, kann von hier jede Fachanwendung für den jeweiligen Mandanten geöffnet werden. Ein Icon auf dem Desktop oder in der Startleiste stellt damit den gesamten Funktionsumfang des VOKS-Programmpakets zur Verfügung.

Die automatische Archivierung erfolgt in den einzelnen Anwendungen beim Drucken. Die Auswertungen und sonstigen Dokumente werden dabei komprimiert und in geschützte Archivdateien abgelegt. Dieses Verfahren minimiert nicht nur den Bedarf an Speicherplatz, sondern gewährleistet, dass Dokumente auch auf der Dateiebene nicht ohne die entsprechenden Berechtigungen eingesehen werden können.