Fristenwächter-Konzept Funktionsübersicht / Sicherheit / Gutachten Einführungsbroschüre (26 Seiten A5) als pdf-Datei herunterladen

Die Software bietet Ihnen die einfache und schnelle Erfassung der Daten bei maximaler Sicherheit für diese drei wichtigen Themenbereiche der Kanzleiorganisation. Sie haben damit alle Fristen im Griff und können jederzeit den Postverkehr zur und von der Kanzlei nachweisen. Seit 1992 bieten wir Software für Post und Fristen an. Der Fristenwächter 5.5 ist die beste und neueste Software in diesem Bereich von uns. Standard-Version: Alle drei Module laufen innerhalb eines Programms Die Module arbeiten untereinander zusammen bei der Posteingangserfassung kann der Vorgang im Fristenbuch erzeugt werden bei der Erledigung einer Frist kann der Postausgang vorbereitet werden Jedes Modul kann auch einzeln eingesetzt werden Der Fristenwächter ist Windows Terminalserver- und Citrix Metaframe -fähig. Sicherheit: Der Programmzugriff ist passwortgeschützt Beliebig viele Benutzer / Sachbearbeiter können angelegt werden Benutzerstufen Chef / Administrator / Sachbearbeiter / Nur Erledigen / Nur Lesen ermöglichen den kanzleiweiten Zugriff Benutzer können auch modulbezogenen Zugriff erhalten (z.B. nur Postausgang für den Boten) Ein automatisch fortschreibendes LoginScript protokolliert die Programmstarts Löschungen und Änderungen an relevanten Daten werden verhindert Die Einstellungen im Programm sind benutzerbezogen Alte Bücher können ausgeblendet werden, so dass sie nicht mehr zu öffnen sind Bücher können als Nur Lesen eingestuft werden. Dann können keine Änderungen mehr in solchen Büchern vorgenommen werden, aber anzeigen kann man sie noch Sichern von allen Büchern einer Art (Post-/Fristenkontroll-) auf einmal ist möglich. Sachbearbeiter mit niedriger Benutzerstufe (Nur Lesen, Nur erledigen) können Bücher nicht verwalten Jedes Buch kann einen Gültigkeitszeitraum erhalten. Außerhalb des Zeitraumes können keine Daten erfasst werden.		Allgemeine Programmeinstellungen Größere Darstellung bei Klick auf Bild
Import / Schnittstellen: Mandanten- und Finanzamtsübernahme aus Datev-ZMSD ist möglich Mandanten-/Behördenübernahme aus DOS-ZMSD ist möglich Adressübernahme aus CSV-Dateien ist möglich (z.B. Agenda, Steuersoft) Übernahme ALLER Daten aus dem Fristenwächter 2000/5.0/97.06 ist möglich Übernahme von Büchern aus DOS-Posteingangsbuch, aus DOS-FRIKO und aus DOS-Postausgangsbuch (ab Versionen 2.0)
Erfassung / Auswertungen: neue Mandanten / Adressen können direkt beim Erfassen von Vorgängen aufgenommen werden häufig verwendete Texte können einmal definiert und dann ausgewählt werden durchgängige Tastaturbedienung möglich Beliebige Daten-Selektionen können in den Büchern erfolgen Selektionen können gespeichert und wieder geladen werden Diverse Ausdrucke als Listen oder Datenblätter über Datum- oder Nummernfkreislauf oder Selektion Öffnung von beliebigen Büchern beim Programmstart Es kann Korrespondenz zu Vorgängen geführt werden. Über Word-Vorlagen steuern Sie selbst die Texte, Daten des aktuellen Vorganges können in den Vorlagen über Textmarken verwendet werden Druck nach Pdf ist möglich E-Mail-Verkehr ist möglich Systemvorausetzungen: Pentium-133MHz-PC Windows 95 (SP2) Bildschirm mit Auflösung 800 x 600 Bildpunkte		Sachbearbeiterbezogene Einstellungen Größere Darstellung bei Klick auf Bild

Fristenwächter - Sicherheit / Gutachten

Wir zitieren aus dem von uns in Auftrag gegebenen Gutachten einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft vom 25.06.1997 zur ordnungsgemäßen Anlage und Führung eines Fristenkontrollbuches für Steuerberater mit dem Programm "Fristenwächter" in der Version 97.06:

Anforderungen an ein Fristenkontrollbuch

1. Zweck
Die Führung eines Fristenkontrollbuches ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Es gibt jedoch Fristen, die von bestimmten Berufsgruppen (z.B. Wirtschaftsprüfern, Steuerberatern) beachtet werden müssen, damit diese ihre Berufspflichten nicht schuldhaft verletzen und sich schadenersatzpflichtig machen. Eine zuverlässige Fristenkontrolle ist von den genannten Berufsgruppen zu gewährleisten. Eine Übertragung der Verantwortlichkeit bei der Führung des Fristenkontrollbuches sollte schriftlich festgehalten werden.

2. Form und Inhalt
Ein Fristenkontrollbuch muß so eingerichtet sein, dass die Fristenwahrung gewährleistet ist und die laufenden Fristen überwacht werden können. Es muß deshalb folgende Angaben enthalten:
1. Mandant
2. Art des fristbehafteten Schriftstückes
3. Datum des fristbehafteten Schriftstückes
4. Eingang des Schriftstückes im Büro
5. Beginn der Rechtsmittelfrist
6. Vorfrist
7. Ende der Rechtsmittelfrist
Die Vorfrist ist aus Vorsichtsgründen und nach der Rechtsprechung des BGH vor Ablauf der Hauptfrist einzutragen, damit rechtzeitig an die Bearbeitung erinnert wird. Zweckmäßigerweise sollte noch eine sog. Promptfrist eingegeben werden, die einige Tage vor Ablauf der Hauptfrist liegt. Nach der Promptfrist verbleibt gerade noch soviel Zeit, um die Angelegenheit vor Ablauf der Hauptfrist zu erledigen.

Führung eines Fristenkontrollbuches mit Hilfe der EDV

1. Grundsätzliches zur Führung eines Fristenkontrollbuches
Ein Fristenkontrollbuch sollte nur von einem Mitarbeiter geführt werden, so dass eine Anwendung durch unbefugte Mitarbeiter nicht möglich ist. Werden mehrere Mitarbeiter beauftragt, besteht die Gefahr, dass jeder sich auf den Anderen verläßt. In das Fristenkontrollbuch sind alle fristbehafteten Schriftstücke einzutragen. Deshalb muß die Eingangspost auf Fristen überprüft werden. Auf dem Schriftstück muß die Eintragung der Frist in das Fristenkontrollbuch vermerkt werden. Vor der Eintragung muß das Schriftstück definiert werden.

Die Berechnung und Überwachung von Fristen, deren Berechnung keine rechtlichen Schwierigkeiten bereiten, können nach dem Beschluß des BGH vom 12.02.1965 auf gut geschultes, langjährig erprobtes und sorgfältig überwachtes Personal übertragen werden. Die übrigen Fristen muß der Verantwortliche selbst berechnen. In jedem Fall muß er sich die Prüfung vorbehalten, ob es sich um einen Regelfall handelt oder nicht. Besondere Beachtung ist den Revisionsbegründungsfristen zu widmen. Zu Ihrer Überwachung ist in dem Programm "Fristenwächter" ein eigener Vorgang anzulegen.

Das Fristenkontrollbuch muß täglich kontrolliert werden, insbesondere auf Fristen, die in die sog. Promptfrist fallen. Dies ist die Frist, die gerade noch ausreicht, um den Vorgang vor Ablauf der Haupt- (oder Notfrist) zu erledigen. Bescheide, die in die Vor- bzw. Promptfristenkontrolle fallen, sind gesondert zu vermerken und aufzulisten. Ein erledigter Bescheid ist im Fristenkontrollbuch mit einem entsprechenden Vermerk zu versehen. Die Frist darf erst dann ausgetragen werden, wenn das die Frist wahrende Schriftstück unterzeichnet und im Postausgangsbuch eingetragen ist. Die Kontrollen für das Postausgangsbuch sind dabei zu beachten.

2. Zusätzliche Kontrollen beim Einsatz eines EDV-gestützten Fristenkontrollbuches
Sofern ein Fristenkontrollbuch mit Hilfe der EDV geführt wird, sind zusätzliche Kontrollen vorgesehen, und zwar:
- Täglicher Ausdruck und tägliche Kontrolle des Eingangsprotokolls oder Ausdruck eines Fehlerprotokolls, das die nicht ausgeführten Eingaben in einer Liste erfaßt.
- Für die Handakte muß ein Fristenkontrollzettel gedruckt werden, auf dem ggf. ein Erledigungsvermerk anzubringen ist.
- Promptfristige und vorfristige Vorgänge sollen bzw. müssen erfaßt und sollten nicht nur angezeigt, sondern auch ausgedruckt werden.
- Unerledigte Vorgänge sollten regelmäßig ausgedruckt werden.
- Die Servicefirma muß dafür Sorge tragen, dass im Störfall unverzüglich die Reparatur durchgeführt wird oder dass sie den Versuch unternimmt, vor einer Reparatur dafür zu sorgen, dass die gespeicherten Fristen ausgegeben werden.

Die Sicherungsmaßnahmen des Fristenwächters

Die Vorgänge innerhalb eines Buches werden automatisch fortlaufend numeriert. Der Anwender hat außer beim Start des Nummernkreislaufes auf die Numerierung keinen Einfluß.
Die Änderung der Daten eines Vorganges ist nur am Tag der Eingabe möglich. Lediglich intern zu verwendende Felder (Bearbeiter, Vor- und Promptfrist) bleiben auch nach der Sperrung bis zur Erledigung offen. Nach der Erledigung sind nur noch das Notizfeld, die Nachfrist und die Verjährungsfrist offen. Die Erledigung ist nicht rückgängig zu machen.

Die Löschung von Vorgängen ist nur am Tag der Eingabe rückwärts vom zuletzt eingegebenen bis zum ersten gesperrten Vorgang möglich.
Fristenkontrollbücher können einzeln auf beliebige Zielmedien gesichert werden.
Manipulationsschutz: Der Fristenwächter prüft bei Änderungen an Vorgängen, ob zwischen zwei Programmstarts Veränderungen von außen an den Daten vorgenommen wurden. Folgende Felder werden dabei berücksichtigt: Vorgangsnummer, Art der Fristsache, Mandantenname, Mandantennummer, Verursachername, Verursachernummer, Vorgangsdatum, Eingangsdatum, Fristende, Sachbearbeiter, erledigender Sachbearbeiter, Erledigungsvermerk. Sollte eine Veränderung festgestellt werden, werden entsprechende Datensätze gesperrt und es erfolgt ein Hinweis auf dem Bildschirm, wenn der Datensatz aktiviert werden soll.

Plausibilitätsprüfungen: Beim Bearbeiten von Vorgängen werden die eingegebenen Daten auf Schlüssigkeit und Vollständigkeit geprüft. Unvollständige Vorgänge werden vom Programm nicht angenommen.
Der Zugriff auf die Daten über das Programm ist benutzergesteuert und paßwortgeschützt.
Das Programm ist netzwerkfähig und erlaubt jedem lizensierten Arbeitsplatz, die Daten der Fristenkontrollbücher abzurufen. Jedoch bleibt die Führung des Fristenkontrollbuches einem Arbeitsplatz vorbehalten. Diese Art der Nutzung wird durch die verschiedenen Benutzerlevel unterstützt.

Beim ersten Programmstart am Tag führt das Programm automatisch die Promptfristkontrolle durch. Es werden alle unerledigten Vorgänge, deren Promptfristdatum erreicht oder überschritten ist, angezeigt.
Die Promptfristkontrolle kann auch bei jedem Programmstart automatisch erfolgen, wenn ein Benutzer dies einstellt.
Die Promptfristkontrolle kann innerhalb des Programmes jederzeit erneut ausgeführt werden.
Die Vorfristkontrolle wird innerhalb des Programmes manuell durchgeführt. Es werden alle unerledigten Vorgänge, deren Vorfristdatum erreicht oder überschritten ist, und die noch nicht promptfristig sind, angezeigt.

Der Ausdruck der Daten ist jederzeit möglich. Benutzerabhängig kann ein Warnhinweis eingestellt werden, der darauf aufmerksam macht, dass ein Buch länger als einen Monat nicht ausgedruckt wurde.
Bei der Neuanlage und Erledigung von Vorgängen werden intern der eingeloggte Benutzer sowie Datum und Uhrzeit der Erfassung bzw. Erledigung registriert.
Ein automatisch fortschreibendes Login-Script protokolliert die Programmsitzungen der einzelnen Benutzer.

Ordnungsmäßigkeit der Fristenkontrolle durch den Fristenwächter

Das von der CD MEGA Multimedia und Software Vertriebs GmbH erarbeitete Programm "Der Fristenwächter" (in der Version 97.06) gewährleistet bei ordnungsgemäßer Bedienung eine sichere Überwachung der von Steuerberatern zu wahrenden Fristen und erfüllt die Anforderungen an eine sorgfältige Fristenkontrolle.

(Zitat Ende)

13591 Berlin