Dokumentenverwaltung
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Voks-Software archiviert Auswertungen und andere Dokumente im PDF-Format. Im Voks-Programm Voks-Zentrale erfolgt der Zugriff auf dieses Archivsystem. Damit stehen z. B. im Mandantengespräch alle benötigten Information zur Verfügung (z. B. Honorar-Rechnungen, Steuerberechnungen, Lohnjournale und –abrechnungen, Steuererklärungen, usw.) Die automatische Archivierung erfolgt beim Drucken in den einzelnen Anwendungen. Zusätzlich können alle MS Office-Dokumente einschließlich E-Mails aus MS Outlook in die „Mandanten-Akte“ übertragen werden. Die Auswertungen und sonstigen Dokumente werden dabei komprimiert in geschützten Archivdateien abgelegt. Dieses Verfahren minimiert nicht nur den Bedarf an Speicherplatz, sondern gewährleistet, dass Dokumente auch auf der Dateiebene nicht ohne die entsprechenden Berechtigungen eingesehen werden können. Folgende Möglichkeiten zur Archiverung bieten Ihnen die Voks-Software-Programme: SteuerprogrammeIn den Steuerprogrammen erfolgt die Archivierung standardmäßig. Überprüfen Sie bitte, ob in den Steuerprogrammen im Menü unter Extras > Optionen > Allgemein die Archivierung aktiviert ist. Hier kann zusätzlich festgelegt werden, ob die einzelnen Bestandteile der Steuererklärung im Archiv zu einer Datei zusammengefasst werden sollen, oder ob jede Formularseite als selbständiges Dokument im Archiv vorhanden sein soll („Archivierte Dokumente eines Veranlagungszeitraums zusammenfassen“).VOKS-HONORAR / VOKS-LEAIm Menü Extras > Optionen> PDF-Archiv kann festgelegt werden, welche Auswertungen (Rechnungen, Rechnungsausgangsbuch usw.) beim Drucken und/oder der Bildschirmanzeige jeweils in das Archiv übernommen werden sollen. Ferner besteht hier eine Möglichkeit, archivierte Auswertungen als PDF-Dokument zu exportieren.In VOKS-HONORAR können im Menü Extras > Optionen > Import-Tools in früheren Versionen als PDF-Dokument erzeugte Rechnungen automatisch in das Archiv importiert werden. VOKS-LOHNEinstellungen können für jeden Mandanten gesondert im Programm-Explorer unter Mandanten > Stammdaten > Reiter "Weitere Einstellungen" vorgenommen werden. Hier ist "PDF-Archiveinstellungen" zu markieren. Danach können über die Schaltfläche [Bearbeiten] die Auswertungen festgelegt werden, die beim Druck oder der Bildschirmansicht in das Archiv übernommen werden. Eine gezielte Übergabe in das Archiv ist in den Druckmakros möglich, weil hier festgelegt werden kann, ob nur ein Druck, Drucken+Archivierung oder nur die Archivierung erfolgen soll. Hier kann z. B. ein Druckmakro angelegt werden, welches nur dem Zweck dient, bestimmte Auswertungen in das Archiv zu übernehmen.Voks-FinanzbuchhaltungDie einzelnen Auswertungen können zur Ansicht in dem Programm VOKS-Zentrale als PDF-Dateien archiviert werden.Es muss zunächst in dem Programmpunkt Extras > Programmeinstellungen > Verwaltungsinf. festgelegt werden, dass die Archivierung der Auswertungen erfolgen soll. VerwaltungsinformationenWenn die Option „Mandant speichern mit Verwaltungsinformationen“ aktiviert ist, wird beim Speichern eines Mandanten die Mandantenübersicht aufgerufen, damit die Bearbeitungsstände aktualisiert werden können.Im Bereich Mahnungen kann eine Standardanrede für die Mahnungen hinterlegt werden. Diese Anrede wird immer dann verwendet, wenn in den Debitorenstammdaten keine andere Anrede angegeben ist. Damit die Archivierung der Auswertungen in dem Programm VOKS-Zentrale erfolgen kann, muss die Option „Dokumente archivieren in VOKS-Zentrale“ aktiviert sein. VOKS-ANLAGEÜber die Symbole , bzw.
 in dem Auswertungssteuerungsdialog
werden die angeforderten Auswertungen archiviert.
Microsoft OUTLOOKÜber die Schaltfläche in
der Symbolleiste von Microsoft Outlook kann eine Email archiviert werden.
Die Archivierung kann in einem beliebigen Mandanten oder für eine Kanzlei erfolgen. Zusätzlich kann das Mandat, für das die Archivierung erfolgen soll, festgelegt werden. 
Die erfassten Suchworte werden erst in einer Programmerweiterung VOKS-DOK ausgewertet. |
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WINDOWS EXPLORERDateien der Formate (*.dot, *.doc, *.xls, *.pdf, *.txt, *.rtf, *.xml, *.msg, *.htm, *.html) können über den Menübefehl Archivieren (voks) des Kontextmenüs der rechten Maustaste direkt aus dem Windows-Explorer archiviert werden. |
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