Datensicherung
Datenrücksicherung
Datenbankwartung

Mit jeder Voks-Software erhalten Sie unser Programm Voks-Tools kostenlos dazu.

Über das Programm Tools können verschiedene Funktionen zur Datenverwaltung ausgeführt werden:

Datenbankwartung
Datensicherung
Datenrücksicherung
Daten kopieren
Datenverbindung ändern
Verwaltung des Kanzleiverbundes
Wiederherstellung von Programmen
Test der Datenbanken

Datenbankwartung

Die Datenbankwartung ist insbesondere dann erforderlich, wenn beim Start eines Programms ein Hinweis auf eine beschädigte Datenbank erfolgt. Nach einer Reorganisation wird der Datenbestand automatisch komprimiert.

Es empfiehlt sich, in regelmäßigen Abständen die Datenbanken zu verkleinern. Nützlich ist dies insbesondere, wenn größere Datenmengen gelöscht wurden oder nach häufigeren Update-Installationen.

Datensicherung

Es können sowohl die Datenordner (Programmbewegungsdaten) für ein oder mehrere Programme als auch die für ein Programm festgelegten Persönlichen Einstellungen gesichert werden. Nach der Programmauswahl und dem Betätigen der Schaltfläche muss der Zielordner für die Datensicherung ausgewählt werden. In dem folgenden Bildschirm ist der Name für die Sicherungsdatei anzugeben. Er sollte so gewählt werden, dass der Sicherungsstand jederzeit identifiziert werden kann. Dabei ist unbedingt die Syntax des Dateinamens zu beachten, Hinweise hierzu sind in den Datensicherungsfenstern enthalten.

Bei der Sicherung der z. B. Lohndaten besteht die Möglichkeit, einzelne Mandanten oder den gesamten Lohndatenbestand auszuwählen.

Als Datenspeicherort kann die Festplatte bzw. ein externes Speichermedium (USB-Stick, Diskette, brennbare CD, externe Festplatte, usw.) ausgewählt werden.

Die Datensicherung kann auch zeitgesteuert ausgeführt werden.

Die Operationen Datenbankwartung und Datensicherung können automatisch zu einem bestimmten Zeitpunkt (täglich, wöchentlich, monatlich, usw.) durchgeführt werden. Hierzu müssen, entsprechend den folgenden Angaben, Tasks erstellt werden.

Damit die Programmfunktion gestartet werden kann, müssen der Rechner, auf dem der Task angelegt wurde, und der Rechner, auf dem der Datenbestand liegt, zu diesem Zeitpunkt in Betrieb sein.

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Datenrestore / Datenrücksicherung

Über die Funktion Datenrestore können die gesicherten Datenbestände wieder eingespielt werden. Dazu sind die Programme auszuwählen. Nach dem Betätigen der Schaltfläche [Datenrestore] wird eine Liste der letzten 40 Datensicherungen angezeigt. Diese Liste enthält für jede Sicherung folgende Informationen:

Sicherungsname: Name der Sicherungsdatei.
Programm: Programm, für das die Datensicherung vorgenommen wurde.
Datum / Zeit: Zeitpunkt, zu dem die Sicherung durchgeführt wurde.
Benutzer: Name des Benutzers, von dem die Sicherung angelegt wurde.
Pfad der Sicherungsdatei: Dateipfad, in dem die Datensicherung abgelegt ist.

In einem weiteren Fenster werden die in der Datensicherungsdatei enthaltenen Dateien aufgelistet.

Optional können alle Dateien oder nur einzelne Dateien einer Sicherung wieder hergestellt werden. Sobald die Option Einzelne Datei einer Sicherung markiert ist, öffnet sich ein Fenster für den Namen der Datei. Die Datei, die rückzusichern ist, kann nun aus dem Fenster „Die einzelnen Dateien der markierten Datensicherung:“ ausgewählt werden.

Soll eine ältere Datensicherung, die nicht in der Liste enthalten ist, wiederhergestellt werden, kann diese über die Schaltfläche [Suchen] ausgewählt werden.

Über die Schaltfläche [Restore] wird die Datensicherung eingespielt.

Daten kopieren

Das Kopieren der Daten kann z. B. dann erforderlich werden, wenn bisher auf einem Einzelplatz-PC gearbeitet wurde und die Programme nun im Netzwerk eingesetzt werden sollen, oder wenn die Daten auf einen neuen Server verschoben werden sollen. Ist die Option Vorhandene Daten überschreiben aktiviert, werden an dem angegebenen neuen Speicherort bereits vorhandene Daten ohne Rückfrage überschrieben; eine Wiederherstellung der alten Daten ist dann nicht mehr möglich.

Nachdem die Daten kopiert wurden, wird die Datenverbindung (vgl. nachfolgend) automatisch auf den neuen Pfad geändert.

Datenverbindung ändern

Wird mit einem Rechner, z. B. Notebook, sowohl im Netzwerk als auch unabhängig vom Netzwerk gearbeitet, kann die Datenverbindung über diese Funktion umgestellt werden.

Durch Betätigen der Schaltfläche [Datenverbindung ändern] kann der neue Datenordner ausgewählt werden. Es wird überprüft ob die notwendigen Daten in dem Verzeichnis vorliegen.

Dabei ist zu beachten, dass die Daten wieder synchronisiert werden müssen, sobald der Rechner wieder am Netzwerk angeschlossen ist, damit nicht mit verschiedenen Datenbeständen gearbeitet wird.