Partner Impressum Shop Video-Überblick Seite drucken Wir rufen zurück

Beitragssätze / DEÜV / Dakota

Voks-Lohnbuchhaltung

fotolia.de / © Patrizier-Design

VOKS-LOHN stellt eine komplette Lohnbuchhaltung zur Verfügung. Neben üblichen Auswertungen können alle erforderlichen Datenübertragungen an die Finanzämter (Elster) und die Krankenkassen (DEÜV) über das Programm erfolgen. Das Programm ist von der Dachorganisation der Sozialversicherungsträger ITSG zertifiziert und unterliegt einer ständigen Kontrolle; jährlich erfolgt eine Nachzertifizierung. Daneben können Pfändungen komfortabel verwaltet, Anträge auf Lohnfortzahlung abgewickelt, Arbeitsbescheinigungen und Bescheinigungen über Nebeneinkommen bearbeitet oder BG-Listen geführt werden; auch Effektiv- oder Durchschnittslohnberechnungen lassen sich durchführen.

Abrechnungen können wahlweise für alle oder für einzelne Mitarbeiter durchgeführt werden. Die Abrechnungsdaten werden jeweils vom Vormonat auf den Folgemonat übertragen. Der zuletzt bearbeitete Monat kann beliebig oft geändert und neu abgerechnet werden. Änderungen in den Vormonaten können als Korrektur (mit gesondertem Ausweis im Lohnkonto/-journal) durchgeführt werden, wobei die beitragsrechtlichen Auswirkungen im aktuellen Monat (das gilt wahlweise auch für die Lohnsteuer) dargestellt werden, so dass keine korrigierten Beitragsnachweise bzw. LSt-Anmeldungen erforderlich werden.

Abrechnungsdaten können zeitnah erst bei der Abrechnung des entsprechenden Monats erfasst oder auch für die Zukunft mit einem Gültigkeitszeitraum hinterlegt werden. Während des Abrechnungslaufes werden die Daten auf Vollständigkeit und Plausibilität überprüft.

Alle Auswertungen stehen sowohl am Bildschirm als auch für den Druck zur Verfügung. Jede Auswertung kann als PDF-Datei archiviert werden.

DEÜV konfigurieren

Die Verschlüsselung und der Versand der Daten erfolgt nicht durch VOKS-LOHN selbst, sondern durch Dakota.ag, eine Software der Krankenkassen; diese Software wird zusammen mit VOKS-LOHN installiert; die Lizenzgebühren für diese Software sind in den Gebühren für VOKS-LOHN enthalten. Um an dem verschlüsselten Email-Verfahren teilzunehmen, ist es erforderlich, einen Zertifizierungsantrag beim ITSG-TrustCenter zu stellen. Vereinfacht ausgedrückt ist das Zertifikat der von einem Trust Center bestätigte öffentliche Schlüssel eines Teilnehmers im Datenaustauschverfahren. Die Authentizität des öffentlichen Schlüssels wird vom Trust Center durch das Zertifikat bestätigt. Kommunikationspartner verschlüsseln mit dem öffentlichen Schlüsseln des Empfängers Daten. Die so verschlüsselten Daten können lediglich mit dem privaten Schlüssel des Empfängers, der nur dem Teilnehmer bekannt sein sollte, wieder entschlüsselt werden. Das digitale Zertifikat kann im Programm beantragt werden (siehe S. Dakota-Zertifikat beantragen) und hat eine begrenzte Gültigkeitsdauer.

Daten versenden (Krankenkassen)

Die Datengrundlage für die elektronische Übermittlung von Beitragsnachweisen und Meldungen an die Krankenkassen wird im Rahmen der Monatsabrechnung erzeugt. Ein manueller Eingriff wird von den SV-Trägern nicht zugelassen und ist deshalb programmseitig nicht möglich. Nach der Inbetriebnahme von Dakota.ag können Sie die in VOKS-LOHN erstellten Meldungsdateien und Beitragsnachweise verschlüsseln und automatisch nach Kassenarten sortiert per E-mail an die Annahmestellen der Krankenkassen versenden. Dabei werden automatisch immer alle Daten versandt, die zuvor bereitgestellt wurden.

Achtung:
Da Dakota nicht Terminal-Server fähig ist, sollte später organisatorisch sichergestellt werden, dass nur von einem Arbeitsplatz zur Zeit Daten versendet werden.

Die Installation von Dakota-Software ist an Computer mit und ohne Internetsoftware möglich. Für beide Varianten bieten wir Ihnen Hinweis. Der Dakota SupportGuide liefert weitergehende technische Informationen zu Dakota und ist Programmbestandteil.

DEÜV-Protokolle

Ausführliche Protokolle dokumentieren jederzeit die Verarbeitungsergebnisse. Diesen Protokollen kann der aktuelle Bearbeitungsstatus und evtl. aufgetretene Fehler bei der Verarbeitung von Dateien entnommen werden.

Da in den versendeten Dateien mehrere Mandanten und mehrere Krankenkassen zusammengefasst werden, stehen vier Protokolle für das Zurückverfolgen zur Verfügung.

Protokolle:

Protokoll Absender-Empfänger
Protokoll SV-Nachweise (Mandanten)
Protokoll Meldungen (Mandanten)
Protokoll Übertragung (Dakota)

Krankenkassen anlegen

Bei der Installation von voks-Lohn werden über 700 Krankenkassen-Adressen angelegt.

Die Neuanlage einer Adresse (KV-Geschäftsstelle) erfolgt, indem Sie auf die Schaltfläche [Neu] klicken. Als Kürzel für die Krankenkassen können Buchstaben oder Ziffern verwendet werden.

Nach Anklicken der Schaltfläche erscheint eine Übersicht aller Krankenkassen. Die Auswahl erfolgt durch einen Doppelklick auf die gewünschte Krankenkasse. Damit werden die Betriebs-Nr. übernommen. Wenn die Adressdaten übernommen werden sollen, ist das entsprechende Feld zu markieren. Die Beiträge werden anhand der ausgewählten Krankenkasse automatisch ermittelt.

Über die Schaltfläche können die Beitragssätze zwar eingesehen, aber nicht geändert werden; Grundlage sind die Daten der ITSG, die wöchentlich per Internet aktualisiert werden können.

Krankenkassen-Beiträge

Anlage und Pflege bzw. Änderung der Beitrags- und Umlagesätze ist nicht erforderlich, da die Beitragssätze im Programm hinterlegt sind und regelmäÃŸig über das Internet (wöchentlich am Freitag) oder der voks-Power-CD aktualisiert werden.