VOKS-Archivsystem im Überblick |
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Das Archivsystem von VOKS
Das Konzept
In der Regel sind Archivsysteme gesonderte Programme, die im günstigsten Fall andere Programme über Schnittstellen "unterstützen". Das Konzept des Archivsystems von VOKS beruht darauf, dass jede Anwendung seine Auswertungen selbständig archiviert. Nur so kann die Archivierung automatisch - d. h. ohne jeden Benutzereingriff - erfolgen. Denn die Anwendung "weiß" welche Auswertung, für welches Jahr, für wen, von wem und wann diese erstellt wurde und kann zusätzlich automatisch auch Suchbegriffe zur Verfügung stellen. Die Archivierungsfähigkeit der Anwendungen muss dabei nicht gesondert bezahlt werden. Die VOKS-Programme stellen diese Möglichkeit ohne Aufpreis zur Verfügung.
Wie und wo werden die archivierten Daten gespeichert?
Die Archivdateien liegen (im Netzwerk) natürlich auf dem Datenserver, damit
jeder Mitarbeiter Zugriff auf die Daten hat. Dabei liegt allerdings keine
Datei in ihrem Ausgangsformat auf einer Festplatte und zwar aus folgenden
Gründen:
- Zum Speichern verwenden wir das PDF-Format. Dies gewährleistet nicht nur, dass Sie auch noch in 10 Jahren (und später) auf die Dateien zugreifen können, denn dieses Format ist nicht nur plattformübergreifend, sondern darf auch als absolut zukunftssicher angesehen werden. Darüber hinaus hat das Format den Vorteil, dass Dateien in diesem Format (i.d.R.) nicht änderbar sind.
- Darüber hinaus "packen" wir mehrere Dateien zusammen in Archivdateien. Dabei werden die Ursprungsdateien nicht nur komprimiert (das spart Speicherplatz), sondern automatisch vor unberechtigtem Zugriff geschützt, denn was nützt eine Rechteverwaltung, wenn alle Archivdateien in einem lesbaren Format auf der Festplatte liegen.
- Sofern MS Word oder -Excel-Dateien in den Steuerprogrammen verwendet werden, werden diese automatisch ebenfalls im Archiv verwaltet. Damit ist gewährleistet, dass diese auch auf der Systemebene vor unberechtigtem Zugriff geschützt bleiben.
Wie kann ich auf das Archiv zugreifen?
Den Zugriff ermöglicht das Programm VOKS-Zentrale, welches für 45 EUR (zzgl.
USt) erhältlich ist. Hier werden alle Auswertungen in der "Mandanten-Akte"
zur Verfügung gestellt. Jede Auswertung kann hier also eingesehen werden,
ohne dass die dazugehörige Anwendung geöffnet werden muss. Darüber hinaus
bietet die VOKS-Zentrale weitere Vorteile für die tägliche Arbeit.
Was muss veranlasst werden, damit VOKS-Anwendungen Auswertungen archivieren?
Grundsätzlich nichts. Ab Juni 2004 archivieren die meisten VOKS-Programme die
Auswertungen automatisch (ggf. ist aber ein Update erforderlich). In den
Druckdialogen sind dazu zusätzlich Schaltflächen [Archiv] oder [Druck+Archiv]
vorhanden, über die entschieden wird, welche Auswertungen im Archiv abgelegt
werden.
Da in den Steuerprogrammen, die Archivierung standardmäßig erfolgt, sollte diese ggf. im Menü unter "Extras > Optionen" abgeschaltet werden. Für die Steuerprogramme kann unter "Extras > Optionen > Allgemein" zusätzlich festgelegt werden, ob die einzelnen Bestandteile der Steuererklärung im Archiv zu einer Datei zusammengefasst werden sollen, oder ob jede Formularseite als selbständiges Dokument im Archiv vorhanden sein soll ("Keine Zusammenfassung ...").
Welche VOKS-Programme archivieren die Auswertungen?
Die Archivierung erfolgt in folgenden Programmen: